Qu’est ce que le pilotage de projet ?

Piloter son projet comme un pilote de Formule 1, c’est disposer d’une bonne équipe au stand, connaître la route de la ligne de départ à la ligne d’arrivée, maîtriser sa voiture en toutes circonstances et savoir faire face aux imprévus. Pour piloter sur une piste de circuit, il faut :

  • Etre un pilote (chef de projet) motivé et motivant,
  • Connaître le circuit (le projet),
  • Partager l’objectif avec l’équipe et le sponsor,
  • Engager les ressources sur une période de temps limitée,
  • Anticiper les risques et disposer de plans B,
  • Mesurer la performance et l’avancement en temps réel,
  • Mobiliser et adapter l’équipe aux situations (pannes, crises, …),
  • Savoir trouver des solutions face à des situations complexes,
  • Planifier les ressources,
  • Maîtriser une solution collaborative de pilotage (la voiture),
  • Connaître les règles de pilotage et de circulation (code de la route, permis, …).

Comme sur un circuit, un chef de projet pilote son projet avec une solution collaborative de partage de l’information, d’aide à la décision et de communication afin de mesurer en temps réel la situation, organiser et adapter le travail de chacun. « Il est souvent seul mais il est toujours connecté et travaille en équipe ».

Pilote (chef de projet), équipe et sponsors sont des acteurs engagés, organisés et connectés sur la même source d’information : ils ont besoin de partager une vision claire et un vocabulaire commun pour se comprendre avec fluidité et adapter leur feuille de route aux circonstances.

Les 10 conseils pour réussir son pilotage de projet :

 

  1. Connaître le projet

Comme sur un circuit, il faut connaître la route : virage, pièges, distance, besoin de carburant, … Le mode projet n’est pas un mode aventure, il faut planifier, prévoir et anticiper. Truc et asturce : Un pilote fera un tour de circuit à pieds et à l’envers pour prendre connaissance des moindres détails et prendre conscience des distances.

 

  1. Planifier les ressources et les compétences

La conduite de projet a besoin de ressources disponibles et de compétences. Dans les organisations multi-projets, les ressources projet sont souvent rares et doivent être planifiées et affectées au plus tôt.

 

  1. Décomposer le projet en chantiers, livrables et actions (méthode WBS).

Un projet est une structure de travaux (Work Breakdow Structure) qui se décompose en sous-projets (chantiers), livrables et actions. Ces actions seront à effectuer dans un ordre précis.

 

  1. Coordonner et manager les ressources

Toutes les ressources ne vont pas travailler au même rythme et avoir la même productivité. Le chef de projet devra arbitrer et prioriser pour maximiser les résultats de son projet. Le logiciel collaboratif va lui permettre d’optimiser la préparation des actions et de lisser la charge des ressources.

 

  1. Estimer la charge en JH

Quelle charge faut-il pour élaborer ce livrable ? De combien de temps la ressource a-t-elle besoin pour la mener à bien ? Qui est disponible pour réaliser cette action ?

 

  1. Estimer les délais et jalonner le projet

La charge n’est pas le délai. Les délais de validation et de décision sont souvent masqués sur les plannings. Pour aller de l’avant, il faut passer des jalons et savoir terminer des travaux. Respecter les jalons successifs est un bon moyen de respecter le délai du projet. Ne pas oubliera que certains délais sont incompressibles : réaliser une tâche de 100 JH en une journée avec 100 personnes en parallèle est totalement irréaliste.

 

  1. Mettre en place un contrôle des coûts sur le projet

Les coûts du projet sont issus des imputations valorisées et des factures fournisseurs. Le logiciel collaboratif va vous apporter des alertes sur le dépassement des budgets.

 

  1. Communiquer avec un tableau de bord sur une page 

Le tableau de bord ne doit pas dépasser une page A4 en recto-verso. C’est un outil de communication avec votre hiérarchie.

 

  1. Coacher et motiver l’équipe

Il vaut mieux une équipe réduite et motivée qu’une équipe trop parfaite sur le papier.

 

  1. Allouer le meilleur chef de projet disponible

La qualité du chef de projet est et restera le principal facteur clé de succès du projet.